INFORMATION OM HANTERING AV PERSONUPPGIFTER
Med denna integritetspolicy vill Lennart Ericsson Fastigheter AB, koncernbolag och förvaltade bolag, förklara hur vi behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att personuppgiftsbehandling utförs på ett ansvarsfullt sätt och enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
1. ALLMÄNT
1.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter.
2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
2.1 Lennart Ericsson Fastigheter AB (org. nr. 556119-3086) och övriga bolag i koncernen (se lista koncernbolag) är personuppgiftsansvariga för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, dvs. varför vi behandlar dina uppgifter samt hur och på vilket sätt vi behandlar dem.
2.2 Lennart Ericsson Fastigheter AB (org.nr 556119-3086) är förvaltningsbolag åt ett antal externa bolag (se lista förvaltade bolag) och är således personuppgiftsbiträde åt dessa bolag.
2.3 Om du har några frågor om hur dina personuppgifter behandlas, kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges nedan.
3. VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT OCH EN BEHANDLING?
3.1 En personuppgift är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till en nu levande fysisk person. Exempel på sådana uppgifter är namn, IP-adresser, personnummer och kontaktuppgifter såsom telefonnummer samt e-post- och vanlig postadress. Även om uppgifterna inte var för sig kan identifiera dig som individ, kan uppgiften utgöra en personuppgift om den, tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till dig.
3.2 Med behandling av personuppgifter avses i princip alla åtgärder som vidtas med personuppgifter, exempelvis insamling, registrering, bearbetning, ändring, användning för olika ändamål, lagring, utlämnande, blockering eller förstöring.
4. VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
4.1 Vilka personuppgifter samlas in och när raderas de?
4.1.1 I relationen med våra hyresgäster, kunder, leverantörer och andra externa parter behöver vi ha tillgång till kontaktpersoner. Vi behöver därför samla in vissa personuppgifter om dig såsom namn, personnummer, adress och e-postadress.
4.1.2 Uppgifter som vi samlat in om dig sparas så länge du är hyresgäst hos oss eller så länge som vi har en affärsmässig relation. När hyreskontraktet har avslutas sparas dina kontaktuppgifter i två år. Övrigt material som samlats in och är relevant för hyreskontraktets ingående och upprätthållande betraktas som bokföringsmaterial och följer därigenom bokföringslagens regler om arkivering.
4.2 För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
4.2.1 Personuppgifterna behandlas för det övergripande ändamålet att kunna hantera relationen med dig eller det bolag/organisation du representerar. Vi behandlar främst dina uppgifter när vi behöver kommunicera med dig.
4.3 Laglig grund och berättigade intressen för personuppgiftsbehandlingen
4.3.1 Vi behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning.
4.3.2 Vi behandlar enbart dina personuppgifter då vi har ett legitimt och berättigat intresse av att få behandla uppgifterna för ändamålen ovan och behandlingen inte bedöms kränka din integritet, dvs. behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning. Bedömningen baseras framförallt på att det är harmlösa uppgifter om dig som vi behandlar och att vi utför en begränsad behandling.
4.3.3 Om du som fysisk person är kund hos oss är den lagliga grunden att behandling sker för att kunna fullgöra avtalet oss emellan.
5. BEGRÄNSNINGAR I UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER
5.1 Vi kan även anlita externa samarbetspartners för att låta dem utföra uppgifter för vår räkning. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att våra samarbetspartners, både inom EU/EES och utanför EU/EES, får tillgång till dina personuppgifter.
5.2 Bolag som hanterar personuppgifter för vår räkning får ingå ett biträdesavtal med oss för att vi ska kunna säkerställa att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls hos våra samarbetspartners. I relation till samarbetspartners utanför EU/EES vidtas särskilda skyddsåtgärder, som t.ex. att teckna avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.
5.3 Som ett led i att fullgöra hyresavtalet eller övriga avtal med dig eller den organisationen/bolaget du företräder vid hyresförhandling etc, kan vi komma att behöva tillhandahålla dina uppgifter till en tredje part, exempelvis hyresgästföreningar, motpartsombud, socialnämnder, övriga nämnder, kommuner och domstolar.
5.4 Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. polisen, skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
5.5 Vi kommer inte att lämna ut dina personuppgifter i någon annan utsträckning än vad som beskrivs i denna punkt 5.
6. DINA RÄTTIGHETER ENLIGT TILLÄMPLIG DATASKYDDSLAGSTIFTNING
6.1 Du har rätt att, i enlighet med vad som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning, när som helst begära att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig. Du har vidare rätt att få dina felaktiga personuppgifter rättade, att vi ska sluta behandla samt radera dina personuppgifter, att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, samt att invända mot behandlingen av personuppgifterna.
6.2 För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges nedan.
6.3 Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.
6.4 Om du önskar få tillgång till dina personuppgifter som finns registrerade hos oss, skicka då in en skriftlig och undertecknad begäran till Lennart Ericsson Fastigheter AB, Box 15409, 104 65 Stockholm. Registerutdraget tas fram inom 10 arbetsdagar dock kan det ta något längre tid under semestertider. Av integritetsskäl skickas inte utdrag via e-post utan hämtas ut personligen på bolagets kontor mot uppvisande av giltig legitimation.
7. SÄKERHETSÅTGÄRDER
7.1 Säkerheten gällande dina data och att andra användares är mycket viktigt för oss. Vi har genomfört tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter på ett adekvat sätt och i tillräcklig omfattning samt mot förlust eller någon form av olaglig behandling samt har vidtagit en rad säkerhetsåtgärder som skyddar personuppgifterna. Alla uppgifter som lagras hos oss skyddas genom bestämda rutiner som säkerställer att endast särskilt behöriga personer får åtkomst till informationen i enlighet med denna Policy. Vi har bland annat, för egen del eller genom tredje part tillsett att skydda våra servrar genom brandväggar, Secure Socket Layer (SSL)-anslutningar och kryptering av känsliga uppgifter.
8. KONTAKTINFORMATION
8.1 Lennart Ericsson Fastigheter AB koncernens kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter är Lennart Ericsson Fastigheter AB och alla bolag som ägs eller förvaltas inom koncernen. Om du har frågor rörande hur vi behandlar dina personuppgifter, eller vill ha upplysning om och kontaktuppgifter till utsedd ansvarig för personuppgiftsfrågor i övriga bolag inom vår koncern, är du välkommen att oss via följande kontaktuppgifter:
Lennart Ericsson Fastigheter AB
Box 15409
104 65 STOCKHOLM.
Tel: 08-7436200, mail: info@lennartericsson.se
9. UPPDATERING AV INFORMATION OM PERSONUPPGIFTSBEHANDLING
9.1 Lennart Ericsson Fastigheter har rätt att göra ändringar i denna information löpande. En ny version blir gällande när den görs tillgänglig här på www.lennartericsson.se. Vi kommer även att meddela detta när du loggar in på ”Mina Sidor”
Denna Webbplatsinformation om Lennart Ericsson Fastigheters personuppgiftsbehandling är uppdaterad den 16 maj 2018.
10. KONCERN- OCH FÖRVALTADE BOLAG
Följande bolag ingår i koncernen eller förvaltas av Lennart Ericsson Fastigheter AB och omfattas således av denna policy.
KONCERNBOLAG
Lennart Ericsson Holding AB
Lennart Ericsson Projekt AB
Lennart Ericsson Värdepapper AB
Lennart Ericsson Fastigheter AB
IITC AB
Skiftnyckeln nr 1 Kommanditbolag
Skiftnyckeln AB
GUC Fastigheter AB
Lennart Ericsson Förvaltning i Stockholm AB
Erkdu Norra Djurgårdsstaden AB
Erkdu Holding AB
Viggen 1 Fastigheter AB
Erkdu Fader Bergström AB
Erkdu Axelsberg AB
Fastighets AB Stadens Dike 6
FÖRVALTADE BOLAG
Mirmor Holding AB
Härnblad Förvaltning AB
Vogel Holding AB
Vogel Förvaltning AB
Mirmor Hållsätra 8 AB
Stockholm den 16 maj 2018